Quantas pessoas cabem na minha academia?

Muito se fala da capacidade de alunos em uma academia de ginástica. Com a pandemia, determina-se por meio de decretos, um espaçamento e consequente quantidade máxima de pessoas que não leva em conta diversos fatores para esse cálculo.

Segundo especialistas, recomenda-se o quantitativo de 0,8 a até 3 pessoas por metro quadrado em uma academia. Mas, ainda assim, não se leva em conta fatores como estrutura da academia, disposição de aparelhos, área útil de treino, frequência, dentre outros fatores.

Quando se fala, por exemplo, que em uma academia de 100 m2 consegue-se colocar cerca de 100 pessoas treinando ao mesmo tempo, as perguntas que me faço são: a academia é só de musculação? Quantos aparelhos existem no salão de musculação? Quantas salas de aulas coletivas ela possui? Qual a metragem dessas salas? Qual a área útil dessas salas?

São esses tipos de perguntas que se deve fazer na hora de calcular a capacidade total de atendimento, até porque esse número está diretamente ligado às vendas: para saber quantos clientes você pode ter na sua academia, é preciso, pelo menos, fazer esse cálculo de ocupação por atividade.

O que se propõe, então, é um modelo de cálculo da capacidade máxima de atendimento, de forma simples e embasado em fatores determinantes para esse cálculo, dentro de um período de tempo de 1 (uma) hora.

Capacidade máxima de atendimento na musculação

Considerando a “musculação” como sendo o salão onde se encontram os aparelhos de treinamento de força e a área onde se encontram os aparelhos ergométricos, uma equação para calcular a capacidade máxima de atendimento (CMA) dentro de um período de tempo seria:

CMA = (nº de aparelhos x 2) + nº de ergômetros

A quantidade de pessoas dobrada em relação ao número de aparelhos se deve ao fato de ser uma prática comum o “revezamento” nos aparelhos: enquanto uma pessoa executa o exercício, a outra descansa entre as séries. Esse mesmo cálculo não pode ser utilizado nos ergômetros pelo simples fato de apenas uma pessoa poder utilizar o aparelho por vez. Essa capacidade de atendimento nos ergômetros pode ser dobrada dentro desse período de tempo se, por exemplo, a academia tiver uma política de utilização desses aparelhos de apenas 30 minutos por pessoa.

Nesse cálculo é preciso levar em consideração o espaço de circulação entre os aparelhos (vale a pena consultar normas técnicas específicas sobre o assunto).

Capacidade máxima de atendimento em aulas coletivas

Consideraremos aqui todas as modalidades de aulas coletivas, exceto as aulas de bike indoor, uma vez que nessa modalidade, a capacidade máxima de atendimento (CMA) é igual ao número total de bicicletas disponíveis.

As salas coletivas possuem a característica de terem um amplo espaço útil, que pode ser preenchido com os mais diversos implementos (jump, step, bola suíça etc). Nesse caso, é preciso desconsiderar a área dessas salas utilizadas para armazenamento e a equação de capacidade máxima de atendimento seria representada por:

CMA = área útil da sala / 3

Justifica-se essa equação pelo fato de a distância entre os dedos das mãos esquerda e direita de uma pessoa com braços abertos (necessário em diversos movimentos nessas modalidades) ser de cerca de 2 metros, colocando-se 1 metro a mais como segurança para atividades tipo jump e step onde se necessite de uma área útil maior por participante. Além disso, é necessário se descontar do cálculo o tamanho da área onde se armazenam os equipamentos e a área onde atua o professor, considerando, efetivamente, apenas a área utilizada pelos alunos.

Capacidade máxima de atendimento em aulas de bike indoor

Como já falado anteriormente, o cálculo da capacidade máxima de atendimento (CMA) nessa modalidade é bem simples:

CMA = nº de bicicletas disponíveis

Capacidade máxima de atendimento em aulas de hidroginástica

Levando-se em consideração o mesmo argumento dos braços abertos lateralmente para a realização de alguns exercícios, o cálculo da capacidade máxima de atendimento (CMA) nessa modalidade seria representada pela equação:

CMA = área útil da piscina / 3

Capacidade máxima de atendimento em aulas de natação

Considerando a largura média de uma raia em uma piscina (2,5 metros) e a simples observação de aulas de natação em academias, onde dois alunos conseguem utilizar a mesma raia, é possível afirmar que uma equação plausível para o cálculo da capacidade máxima de atendimento (CMA) nessa modalidade seria:

CMA = nº de raias x 2

Capacidade máxima de atendimento em aulas de treinamento funcional

Por ser considerada uma atividade dinâmica e muitas vezes realizadas em forma de circuito, a capacidade máxima de atendimento (CMA) tende a ser maior e sugerimos a seguinte equação para esse cálculo:

CMA = nº de estações de exercícios

As propostas de cálculos de capacidade máxima de atendimento aqui sugeridas são no sentido de não se utilizar da área física da academia para esse cálculo, uma vez que recepção, vestiários e áreas comuns não são áreas úteis para a entrega do serviço a que se propõem as academias.

Outro ponto importante a se salientar é que são necessários processos de atendimento bem delineados para que essas equações funcionem de forma efetiva como,  por exemplo, no caso do “revezamento” na sala de musculação.

Por fim, é crucial mencionar que a capacidade máxima de atendimento NÃO significa número máximo de clientes, pois um fator relevante que se deve levar em consideração, nesse caso, é a frequência na academia. Além disso, esses cálculos precisam ser ajustados, dependendo da característica da sua academia (estúdio, prime, low cost…).

Os gargalos nas vendas da sua academia

Se você não tem um índice de conversão de 100% nos seus indicadores de vendas, talvez esteja enfrentando alguns gargalos que precisam ser resolvidos. Alguns deles são até relativamente comuns a várias academias, como a falta de processos.

Recentemente uma rápida pesquisa procurou saber quais os principais gargalos nas academias e eu separei alguns para comentar e apresentar possíveis soluções:

Paralização do funcionamento

Em tempos de pandemia e abre e fecha de academias, realmente isso pode ser um problema para as vendas! Mas não se você mudar o seu mindset! SE tudo voltar à normalidade – e entenda-se normalidade como era antes da academia – esse gargalo acaba e você volta ao status quo de antes da pandemia. Reflita, porém, se esse status quo era satisfatório para você!

Mas, E SE nada for igual era antes? E SE os clientes não retornarem? E SE eles preferirem fazer aulas online? E SE eles tiverem descoberto outras formas de se exercitar e se manter ativos que não seja indo para uma academia? Talvez por isso você deva pensar em criar produtos! Eles servem tanto para o seu negócio físico ou para negócios online e sua academia JÁ deveria estar atuando nesse ambiente! Planeje-se para esse novo momento (que já está acontecendo!), onde o mercado provavelmente será híbrido e você tem a possibilidade de escalar o seu negócio, rompendo barreiras físicas que limitam o crescimento da sua academia!

Falta de proatividade, empatia e foco da equipe

Se você tem uma equipe que não deixa você satisfeito com os resultados, duas alternativas são possíveis: treinar ou substituir! O treinamento deve passar pelo ajuste das habilidades pessoais (mudança de comportamento) e pelas habilidades técnicas, principalmente para seguir os processos de vendas delineados na sua academia.

Todos querem desconto

Se todos querem desconto, talvez os scripts de venda precisem ser revistos. É possível delinear estratégias de abordagem que possam rebater esses pedidos. Por exemplo, sua equipe pode ter um “preço de balcão” para aplicar descontos em cima dele ou oferecer algum bônus em vez de dar o desconto. Imprimir valor ao seu serviço e fazer o cliente perceber isso é a melhor forma de evitar os pedidos de desconto!

Miopia em marketing

Infelizmente, muita gente pensa que marketing, hoje em dia, é sair postando promoções nas redes sociais. Talvez essa seja a miopia de marketing respondida na pesquisa. É preciso, para atuar nas redes sociais, planejar um calendário editorial com postagens variadas que mostrem o valor do seus erviço para o cliente. Só assim ele pode ser atingido em sua dor e comprar o seu produto!

Vender com preços mais altos que a concorrência

Se você tem a solução para um problema do cliente, quanto você acha que ele pagaria? Talvez falte a você contemplar a abordagem dessa solução no processo de venda. Se o cliente não percebe essa solução, academia vira “commodity” e o menor preço prevalece! Essa abordagem deve ser feita ainda durante o tour de vendas, realizado de forma diferente do que se costuma praticar nas academias!

Além dos principais gargalos que já apresentamos aqui no blog, esses foram os gargalos relatados em uma pesquisa realizada no Instagram do @vendasemacademias.

As sugestões de soluções estão aí, basta colocar em prática!

Porque a falta de processos prejudica as suas vendas

Toda e qualquer empresa deveria estar apoiada sob o tripé pessoas-processos-produtos. Você precisa ter o que vender (produto), quem vender (pessoas) e como vender (processos).

Academias deveriam ter produtos para vender, em vez de vender serviços! Eles são tangíveis e a tangibilidade pode gerar mais valor e, consequentemente, um preço mais alto. Pessoas devem ser treinadas para vender seus produtos e é aí que entram os processos!

Processo pode ser definido como o modo ou método de se fazer alguma coisa. Delinear processos significa desenvolver um método de se fazer alguma coisa.

Quando se tem um “método” de trabalho, a produtividade da equipe aumenta, você consegue controlar melhor o que sua equipe está fazendo, além de ser possível detectar erros durante o curso das tarefas, tornando-se mais fácil corrigi-los antecipadamente.

“Processos” também são conhecidos pelo nome de “scripts”, mas são poucas as academias que têm scripts de atendimento e vendas bem definidos, ou seja, mapeados, delineados e registrados, para qualquer um que tenha acesso a eles consiga reproduzi-los.

Esses processos não podem, simplesmente, estar na cabeça dos gestores! Ele passa para um membro da equipe, que vai passando para os outros… Chega uma hora que eles fogem totalmente da estratégia da empresa, porque estão totalmente distorcidos!

Passo a passo para delinear processos

A seguir, um pequeno passo a passo para começar a pensar em delinear seus processos, mas antes, observe a imagem abaixo com um processo real de uma academia de ginástica para trabalhar os visitantes que chegam à academia:

Figura 1. Exemplo de delineamento de processo de uma academia de MG
  1. Nomear o processo:  como exemplo, “processo visitantes”, indicando o que fazer com os visitantes que chegam à sua academia)
  2. Delinear o processo: observar como membro da equipe já atua com essa situação, verificar o que dá mais resultado e se está de acordo com a estratégia da empresa.
  3. Registrar o processo: seja em um programa específico ou em um arquivo de power point (como eu gosto de fazer), é importante que o fluxo das ações em cada processo esteja bem definido e possa ser reproduzido por qualquer pessoa da equipe atualmente ou futuramente (observe o exemplo na imagem acima).
  4. Implementar o processo: colocar a equipe para operacionalizar o processo na prática do dia a dia.
  5. Observar, controlar e ajustar o processo: passa-se, então a observar a execução do processo, detectando a necessidade de algum ajuste e verificando se ele está sendo seguido à risca, de acordo com o que foi registrado.

Mapear e delinear processos é o modo mais fácil de se gerar mais produtividade nas vendas da sua academia!

E não se esqueça de basear suas vendas na tríade: pessoasprocessosprodutos!

Mudando o foco do tour de vendas

Ouça o áudio abaixo:

Se o tour de vendas da sua academia gera essa percepção no cliente, é preciso mudar o foco!

O tour de vendas deve ser apenas o empurrãozinho que seu cliente precisa para fechar a venda! Durante o tour, sua equipe tem que apresentar a SOLUÇÃO para o PROBLEMA do cliente! Se você identificou o problema e tem a solução, você tem um cliente!

Esse deve ser o foco principal do seu tour de vendas!

Longe de ser um momento frio, esse momento tem que ser pensado com estratégias que levem, efetivamente, ao fechamento da venda.

Acredite: toda pessoa que entra na sua academia TEM um problema e você precisa ter a solução! Esse “problema” pode ser definido pela pergunta “qual é o seu objetivo na academia?”, que toda recepcionista faz (ou deveria fazer!) para quem chega na academia. Se você identificou o problema é tem a solução, você tem um cliente!

As pessoas só compram produtos que resolvam um problema delas! O grande problema é fazer o cliente PERCEBER que a solução está ali, na sua academia!

Um instrumento que DEVE ser utilizado para dar suporte à venda é o boletim de visitantes (BV). Ele deve conter informações úteis e que funcionem como argumento para quebra de objeções na hora do fechamento. Ele não deve ser utilizado para “entrevistar” o visitante ou para que ele preencha por ele mesmo, como se fosse um questionário. Talvez VOCÊ não ficasse à vontade nessas duas situações… O que o cliente deseja, na verdade, é conhecer a academia e, talvez, fechar a venda com você!

Quer conhecer um modelo de tour de vendas eficaz? Então leia este artigo!

O que fazer com os visitantes da sua academia

Academia abre. Academia fecha. Academia abre. Academia fecha… Infelizmente, diante da crise que estamos vivendo, esse movimento de abre e fecha é bastante prejudicial para as academias que continuarem com as mesmas estratégias!

Com a valorização do profissional de Educação Física, alçado à condição de profissional de saúde, além dos decretos de essencialidade, o apelo à prática de atividades físicas é cada vez maior! E claro que sua academia pode se beneficiar disso!

O primeiro passo é entender que, se você não tem visitantes, você NÃO tem venda! O segundo passo é entender que, para ter visitante, é preciso traçar estratégias de captação de clientes!

Se você entende esses dois pontos, fica mais fácil ter visitantes! Agora é preciso saber o que fazer com eles! É certo que você NÃO conseguirá converter 100% dos seus visitantes em clientes, por causa de uma série de fatores. Assim, é preciso ajustar alguns pontos para aumentar, cada vez mais, o Índice de Conversão de Visitantes (ICV) e, assim, potencializar suas vendas.

O que fazer com as pessoas que visitam minha academia?

Nesse sentido, o primeiro passo é cadastrar os visitantes que chegam na sua academia! Esse é o ponto principal!

Mas de nada adianta você cadastrar seus visitantes se você não faz nada com esse cadastro! O esforço é em vão! Nem todas as pessoas que visitam sua academia vão fechar uma venda naquele momento! Por isso, é preciso delinear processos para transformar esses visitantes em clientes! Esses processos devem durar, NO MÁXIMO, 5 dias; depois desse período, ou o visitante já fechou com outra academia ou desistiu da compra.

Talvez você possa perguntar se vale a pena converter os visitantes em clientes… A resposta é simples: se você não fizer isso, como vai fechar vendas?

Mas minha academia está fechada!

Hoje fala-se muito em um mercado híbrido pós-pandemia, isso quer dizer que as academias continuarão a atuar fisicamente, mas a atuação on-line é fundamental para a sobrevivência do negócio! E se essa situação de abre-e-fecha perdurar por muito tempo?

É preciso pensar em uma estratégia de atuação on-line, mas como o ponto do artigo são os visitantes, vamos falar deles!

Se você tem uma boa presença digital – um bom site e uma atuação sólida nas redes sociais – é possível gerar “visitas virtuais”. Na verdade, essa pessoa que faz um contato virtual, deve ser considerada um “lead”, mas considerando um negócio on-line, esse contato já pode gerar o impulso da compra!

Assim, o processo é o mesmo para o visitante físico: cadastrar em uma base de dados e delinear um processo para fechar a venda! Se você quer levar esse “lead” para o seu negócio físico, o processo tem que ser delineado com o objetivo de levá-lo a visitar a academia.

Visitantes podem representar um gargalo nas vendas da sua academia, mas se você operacionalizar essas simples soluções, o resultado das suas vendas pode ser muito diferente!

Principais gargalos nas vendas e como eles atrapalham o desempenho da sua academia

Se você não tiver um índice de conversão de 100% nos seus indicadores (leads transformados em visitantes, visitantes transformados em clientes, renovações, dentre outros), então você tem algum gargalo que atrapalha as vendas da sua academia!

Abaixo você encontra 3 desses gargalos e como eles atrapalham as vendas da sua academia! A boa notícia é que eu apresento algumas soluções práticas para esses problemas!

Cadastro de visitantes: se você não cadastra seus visitantes, deixa de ter um ativo valioso para vender mais! Se a pessoa chega para visitar a sua academia, mas não fecha na hora, é preciso desenvolver ações para convertê-las em clientes! Se você não fizer isso, está perdendo uma das melhores oportunidades para aumentar as suas vendas!

Tour de vendas: o tour de vendas deveria ser o momento decisivo para o visitante se transformar em seu cliente! Ele deve ser pensado com muito cuidado e planejado para que seja o “empurrãozinho” que faltava para o fechamento. Durante o tour, sua equipe tem que apresentar a SOLUÇÃO para o PROBLEMA do cliente. Se você identificou o problema e tem a solução, você tem um cliente!

Se você não faz isso, ouça esse áudio para ver como é a percepção do cliente em relação a um “tour pra cego”:

Processos: processo pode ser definido como o modo de se fazer alguma coisa. O que acontece, em muitas academias, é que esses processos – também conhecidos como scripts – simplesmente não existem! Ou existem na cabeça de alguém que vai passando para os responsáveis por aplicá-los até que sua essência se perca e as vendas comecem a declinar… Sabe o que acontece quando você não tem processos? Sua equipe não tem um procedimento padrão, você não consegue fiscalizar o trabalho dela e fica difícil identificar onde sua equipe está falhando nas vendas.

E a solução para tudo isso? Simples! Cadastre seus visitantesmelhore o tour focando na solução e delineie processos para converter esses visitantes em clientes!

Existem muitos outros gargalos que podem atrapalhar as vendas da sua academia, mas se você focar em solucionar esses principais, certamente vai experimentar resultados diferentes!

Não tem carnaval, vamos vender!

O PERÍODO de carnaval está aí, mas muitos gestores ainda NÃO se tocaram de que NÃO vai ter carnaval! A maioria das comemorações estão proibidas e muitas cidades suspenderam o feriado da semana.

Seu mindset já deveria ter sido ajustado há algumas semanas para esse momento!

Um decreto colocando a prática de atividade física em academias como atividade essencial, por si só, não faz com que os clientes voltem para a academia, mas a verdade é que muitos estão voltando e outros estão começando a praticar atividades físicas em academias, apesar de uma pesquisa ter relatado que quase 50% dos clientes NÃO retornarão! É preciso entender as expectativas dos clientes no pós-pandemia e trabalhar em cima disso para traçar suas estratégias de vendas.

O cancelamento do carnaval traz algumas oportunidades para você, gestor:

  • Já que não tem carnaval, muitas pessoas podem estar propensas a ir para a academia, você está desenvolvendo alguma ação para estimular o comparecimento?
  • O mês de fevereiro tem menos dias e, com o carnaval, ele fica ainda mais curto! Já pensou que você tem quase uma semana a mais para bater suas metas?
  • Se você não for fazer uma viagem, é um período excelente para ajustar o seu planejamento!
  • Que tal incrementar a régua de relacionamento com o seu cliente nesse período dando dicas de lives e atividades de lazer seguras para se realizar nesse período?
  • E que tal lançar uma promoção para aqueles visitantes se matricularem exatamente nesse período?

O que você não pode fazer é ficar parado, de braços cruzados, esperando que os clientes apareçam na academia! Guarde bem essa máxima: “Se seu cliente não compra, por que você não experimenta vender para ele?”

Enfim, o período de carnaval desse ano é o momento ideal para você desenvolver novas ações, revisar os seus processos de venda e ajustar todo o seu curso para 2021!

Você já está se preparando?

Como delinear processos de vendas

Todo processo de VENDAS pressupõe um processo de ATENDIMENTO atrelado a ele. Ou seja, não há venda sem atendimento. Assim, as estratégias de atuação de uma academia devem passar pelo delineamento de PROCESSOS de atendimento e vendas nos diversos setores da empresa.

Uma coisa importante a se observar é que “nem toda venda pressupõe transação financeira imediata.” A venda “não financeira” pode ser uma aula coletiva que já esteja incluída no pacote do cliente, mas que vai influenciar na retenção desse cliente e consequente renovação do plano. Esse conceito de “venda adicional” também deve ser posto em prática através do delineamento de um PROCESSO. A venda antes da venda também é um fator a se levar em conta!

Dessa forma, as estratégias devem passar por todos os pontos onde se possa fazer uma venda: cadastro de visitantes, operacionalização do BV, cadastro de inativos, alunos faltosos, vendas adicionais, atendimento na musculação, atendimento nas aulas coletivas, dentre muitos outros que podem e devem ser delineados para efetivar sua estratégia de vendas.

Mas, afinal o que é um PROCESSO?

Você já deve ter percebido quantas vezes foi mencionada a palavra PROCESSO.

Ele pode ser definido como o modo de se fazer alguma coisa. O que acontece, em muitas academias, é que esses PROCESSOS – também conhecidos como scripts – simplesmente não existem! Ou existem na cabeça de alguém que vai passando para os responsáveis por aplicá-los até que sua essência se perca e as vendas comecem a declinar…

A melhor forma de se delinear um PROCESSO é através de fluxogramas, que mostra o caminho que deve ser percorrido após cada ação e as possibilidades de acontecimentos nos diversos pontos do atendimento.

Sem processos, provavelmente sua empresa estará à mercê da vontade dos clientes de comprarem. E se eles não comprarem, como você fica?

Modelo de metas para a sua academia

“Se você não sabe para onde quer ir, qualquer caminho serve!”

Essa clássica frase mostra exatamente porque você deve estabelecer metas na sua academia! As metas devem ser SMART para produzirem resultados satisfatórios e para delineá-las, principalmente se você nunca traçou metas na sua empresa, sugiro um modelo simples, de acordo com o modelo da imagem abaixo, que pode ser replicado para vários KPI’s.

O quadro apresenta 2 indicadores (total de alunos e matrículas novas) e 4 metas diferentes para cada um deles. A meta 1 é totalmente atingível! As outras são mais desafiadoras, como metas devem ser!

Com relação às matrículas, perceba que cada recepcionista tem uma meta diferente. Isso acontece porque através da análise de números pregressos da academia, uma recepcionista tem o histórico de fechar 70% das matrículas e a outra, apenas 30%.

Outro ponto a se destacar, é a divisão de metas em unidades de tempo menores: traça-se uma meta para um período (no caso apresentado, um mês), mas divide-se essas metas em períodos menores, até chegar na menor unidade de tempo (nesse caso, um dia). Dessa forma, pode-se manter um controle maior do que acontece no dia a dia e sua equipe não vai ficar atrapalhada no final do mês para bater as metas. Se você sabe que sua equipe precisa fazer cerca de 3 matrículas por dia e faltando 2 dias para o final do mês ainda faltam 10 matrículas para bater a meta, provavelmente ela NÃO será atingida.

Por fim, o comissionamento contempla bônus individuais e coletivos (assim como as metas): se a equipe alcança a meta coletiva de matrículas (2), cada uma recebe o valor referente ao bônus (2). Se apenas uma das recepcionistas alcançou sua meta (3), apenas essa vai receber o bônus (3). Dessa forma, o comissionamento fica mais justo e premia tanto o esforço individual, quanto o coletivo.

Traçando metas para as suas vendas

VENDER deveria ser o core business de qualquer negócio! Mas vender sem metas é ficar à mercê das ameaças e oportunidades do mercado, sem ter controle dos resultados alcançados. Nesse sentido, você precisa planejar! E planejamento não é uma questão de cronograma, planejamento é uma questão de traçar metas! As metas servem para melhorar a produtividade e controlar os resultados, porque podem oferecer KPI’s valiosos para analisar o seu negócio. E a análise permite o ajuste de processos e correção do rumo da empresa.

Dizem que as metas devem ser SMART: específicas (do inglês specific), mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais.

  • Para serem específicas, precisam responder as perguntas: o quê?/quem?/onde?/ como?/por quê?. Assim, seus colaboradores saberão o ponto de partida e onde chegar para atingi-las.
  • Para serem mensuráveis, precisam responder as perguntas: qual é o resultado esperado? e quanto tempo será necessário para alcançar a meta.
  • Para serem atingíveis, elas precisam se basear no histórico dos números da sua empresa, tanto no período de referência nos anos anteriores, quanto dos períodos imediatamente anteriores (mês anterior, semana anterior…)
  • Para serem relevantes, elas precisam gerar efeito sobre o seu negócio: faturamento, número de clientes, lucro, são apenas alguns dos KPI’s que precisam ser impactados pelas metas.
  • Para serem temporais, elas precisam ter um período de início e fim bem determinados.

Como exemplo de uma meta SMART em uma academia, poderíamos ter:

“A equipe de vendas aumentará em 20% o número de novas matrículas na academia X, no período de 1 mês, a fim de elevar a receita da empresa em 10%, através da execução dos processos de vendas delineados para a equipe.”

Quer conhecer 3 dicas para bater metas de vendas? Então acesse esse artigo!